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永清县退役军人事务局，结合自身职责，多举措做好退役军人人事档案规范化管理工作。建立档案室存放退役军人人事档案，便于档案提取；率先建立退役军人电子档案系统，便于档案查询，并减少纸质档案过度翻阅造成的破损，实现人事档案标准化。有效解决了退役军人档案管理不集中、保管措施不力、查找利用困难、制度不健全等问题。
一、增加投入，单设档案室
永清县退役军人事务局在2020年申请财政安排专项资金，单独建立了退役军人档案室，将退役军人档案管理工作作为一项长期性、基础性工作狠抓保障落实。在现有办公条件有限的情况下，腾挪出一间较大的办公用房规范打造为专职档案室，采购密集式档案柜10组，并完善了防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。
二、充实力量，专人专责
明确由退役军人服务中心专门负责此项工作，中心安排了专职档案员具体负责档案接收、传递和查阅工作，有效避免了档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等行为的发生。对档案工作人员进行专业知识和技能培训，熟练掌握所管理档案的相关情况，做好档案的收集、编目、统计、保管等工作。
三、 部门联动，精准移交
永清县退役军人事务局联合县人武部、人社局等部门精心组织，邀请档案馆专业人员现场业务指导，及时移交退役军人档案。利用一个月时间将人武部、人社局管理的退役军人档案共10629份全部移交我局档案室，并将这些退役军人档案进行重点标注、分类整理、编目上架。积极与县人才交流中心联系，每年定期移交自主就业退役军人档案，坚持对移交的档案进行再整理、再归档，严格移交手续;同时在日常业务工作中与人社、医保等部门对接，及时掌握退役军人社会保险缴纳、医疗保险缴纳、历年安置工作岗位变动等信息。此项工作的开展促进了全县退役军人服务管理保障工作。
退役军人档案管理是一项保密性、专业性很强的工作，永清县退役军人服务中心创新管理模式，利用两个月时间将退役军人纸质档案逐一逐页，共约26万页的纸质档案编辑、整理、录入，形成电子档案，建立了首家退役军人电子档案管理系统。建立档案查询台账，制作档案查询登记表，对因何查询档案以及档案复印件的用途要进行详细的登记。充分满足退役军人查阅需求。明确了管理人员岗位职责，做到登记、查阅、调档有据可查，手续齐备。截至目前，我县退役军人事务局已接待退役军人2600余人次，提供档案查阅证明2100多份。2021年12月4号，县住建局职工耿建民匆忙找到服务中心，马上到退休年龄了，人事档案里没有入伍登记的记载，影响工龄的重要依据。中心工作人员通过电子系统查找到扫描件，又到档案室提取纸质档案复印盖章，人社部门根据我局提供的档案当月办理的退休手续。向耿建民这类事很多，都得到了圆满解决。
对退役军人档案的移交、拆封、归档、查阅、保密等一系列流程进行规范，从源头上确保退役军人档案管理安全。建立档案提取制度，制作档案提取登记表，对提档人因何提档以及提档用途进行详细的登记。档案提取相关手续，提档人需提供有效身份证原件、复印件以及档案提取单位出具的提档函或提档证明，并填写个人提档申请，对提档原因和用途进行详细的说明。对提档人档案进行封存，并加盖公章，单位与单位之间邮寄。
加快信息化整理进度 实现档案管理“数字”化，对2016-2021年退伍军人的306份档案重新整理、扫描、建档。利用已有的退役军人信息采集系统，建立退役军人基础信息档案近1.9万条，逐步完善退役军人信息基础数据库，努力实现了对退役军人档案管理的“数字”化。通过建立退役军人电子档案系统和信息化档案管理， 2020年以来共解决因档案丢失等原因造成的信访问题9件，有效的维护了信访稳定。
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